1С:Документооборот – электронный архив документов

Документы на бумаге являлись основным средством передачи информации на протяжении многих десятилетий. Однако, в современном цифровом мире, где технологии стремительно развиваются, использование бумажных документов стало вызывать серьезные проблемы.

Проблемы, связанные с использованием документов на бумаге

Потеря документов. Одной из главных проблем при работе с бумажными документами является возможность их потери. Бумажные документы легко теряются или могут быть случайно уничтожены. Это может привести к серьезным последствиям, таким как потеря важной информации, юридические проблемы или финансовые убытки. Кроме того, поиск утерянных документов требует значительных временных и финансовых затрат.

Ограниченный доступ. Бумажные документы обладают ограниченным доступом. Если документ необходимо передать или поделиться с коллегами или партнерами, это требует физической передачи самого документа. Такой процесс может быть медленным и неэффективным, особенно при работе на расстоянии или в случае необходимости обмена информацией с международными партнерами.

Огромные затраты на хранение и обработку. Хранение и процесс обработки бумажных документов требуют значительных ресурсов. Необходимость создания больших архивов для хранения может вызывать проблемы с ограниченным пространством, а также требовать постоянного обслуживания и организации. Более того, поиск и обработка бумажных документов также являются трудоемкими задачами, требующими времени и усилий персонала.

Уязвимость к повреждениям и утрате целостности. Бумажные документы подвержены риску повреждений и утраты целостности. Они могут стать жертвами пожаров, наводнений и разных природных бедствий. Наряду с этим могут возникать проблемы с физическим состоянием документа, такие как пятна, выцветание, порча чернил и т.д. Это может привести к трудностям в чтении или интерпретации информации.

Экологические проблемы. Использование бумажных документов также вызывает серьезные экологические проблемы. Процесс их производства требует заготовки деревьев и использования большого количества энергии и воды. Кроме того, утилизация отработанных бумажных документов также является проблемой, приводящей к загрязнению окружающей среды.

Решение, которое мы предлагаем:

  Электронный архив - это инновационная система хранения и управления информацией, в которую поступают документы из различных источников и систем. В процессе обработки, если исходный документ является бумажным, он преобразуется в цифровой формат и сохраняется в архиве. Все документы в этом электронном архиве организуются и классифицируются согласно заданным стандартам, что обеспечивает порядок и легкость доступа к ним. Электронный архив содержит только электронные версии документов.
Электронный документ – это форма документированной информации, упорядоченная и представленная в электронной форме. Это означает, что такой документ может быть воспринят человеком с помощью компьютеров и использован для передачи через сети связи и обработки в учетных информационных системах.
Официальный электронный документный архив организуется в соответствии с внутренними стандартами предприятия, а также с учетом требований ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» и ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД "Делопроизводство и архивное дело". Данные нормативные документы служат основой для обеспечения корректного хранения, управления и доступа к электронным документам в архиве. Соблюдение указанных стандартов гарантирует надежность и долговременную сохранность документации в электронном формате.

Требования к созданию электронного архива

  1) Анализ и планирование
Перед созданием электронного архива необходимо провести тщательный анализ потребностей и требований организации. Это включает определение типов документов, объема данных, структуры архива и желаемых функциональных возможностей.
  2) Идентификация и классификация данных
Важным шагом является идентификация и классификация данных, которые будут храниться в электронном архиве. Это позволит лучше организовать информацию и обеспечить более эффективное управление данными в последующих этапах.
  3) Чистка и нормализация данных
Перед переносом данных в электронный архив рекомендуется провести процесс чистки и нормализации данных. Это включает удаление дубликатов, исправление ошибок, стандартизацию форматов и устранение несогласованностей, чтобы обеспечить высокую точность и надежность информации.
  4) Выбор подходящей платформы
Для создания электронного архива необходимо выбрать подходящую платформу или систему управления данными. Важно учитывать требования политики организации, масштабируемость, безопасность, функциональные возможности и совместимость с другими информационными системами.
  5) Разработка политик и процедур
Электронный архив должен оперировать в соответствии с определенными политиками и процедурами. Это включает определение правил доступа, правил хранения данных, процессов резервного копирования, документного аудита и контроля, а также обеспечение соответствия нормам безопасности и конфиденциальности.
  6) Обучение и подготовка персонала
Предварительная подготовка включает обучение и подготовку персонала, который будет работать с электронным архивом. Сотрудники должны быть ознакомлены с функциональностью системы, методами поиска и извлечения данных, а также с политиками и процедурами использования архива.
  7) Тестирование и проверка
Перед полноценным запуском электронного архива следует провести тестирование и проверку его работы. Это поможет выявить возможные проблемы, ошибки или несоответствия требованиям, а также убедиться в правильности переноса и хранения данных.

Методы организации электронного архива документов

Существует несколько методов организации современного электронного архива документов, которые гарантируют его высокую уникальность и эффективность:

1. 1. Использование аутсорсинга. Можно организовать официальный электронный архив документов, получив серверы, хранилища, разное программное обеспечение, а также лицензии профессиональной внешней компании. Данная условия доступа и все технические аспекты обслуживания обсуждаются с выбранным поставщиком услуг. Этот подход позволяет значительно увеличить уникальность архива за счет использования внешних ресурсов и экспертизы.


2. 2. Размещение данных в облачном хранилище. Вариант, при котором документы хранятся в электронном формате на удаленных серверах, как правило, размещенных в специализированных дата-центрах. Выделенные вычислительные ресурсы и доступ к данным предоставляются через Интернет-соединение в соответствии с предварительно согласованными условиями с провайдером дата-центра. Применение этого подхода также способствует значительному повышению уникальности архива благодаря использованию внешних серверных ресурсов.


3. 3. Создание локального архива. В данном случае организация хранит электронную документацию на собственных серверах, принадлежащих ей самой. Этот подход обеспечивает полный контроль над архивом и высокую уникальность данных, поскольку все операции выполняются в пределах компании.
   Система управления процессом электронного документооборота 1С Документооборот 8 предлагает пользователям высокоэффективные средства для организации задач и обеспечивает точный контроль исполнительской дисциплины, регистрируя сроки выполнения, даже в случае перенаправления задач.